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Des accusés de lecture pour votre Gmail

astuce gmail

Ce recueil d’astuces ne serait certainement pas complet si nous faisions l’impasse sur la fonction d’accusé de réception du webmail. Vous n’êtes pas sans savoir que celle-ci n’est pas proposée en natif et qu’il vous faut passer par un logiciel tiers pour en profiter.

Nous vous suggérons de vous pencher sur cette solution pour obtenir un accusé de lecture. Elle utilise d’ailleurs un principe largement répandu, à savoir une image téléchargée par le destinataire qui envoie le signal de lecture à l’expéditeur.

 

Pour envoyer et activer le suivi d’un e-mail, vous devrez non pas cliquer sur le traditionnel bouton Envoyer, mais sur le bouton Tag.

tag suivi

Si vous avez conservé l’ancien mode de rédaction des messages, ce sera sur le bouton Track & Send qu’il faudra cliquer pour envoyer et activer le suivi d’un message.

Un graphique pour synthétiser toutes les ouvertures d’e-mails

Bananatag vous propose un compte-rendu de toutes les ouvertures des e-mails trackés. Dans le cadre d’une campagne d’e-mailing un peu plus professionnelle, l’outil a clairement son intérêt.

tableau de bord Bananatag

D’un coup d‘œil, et à l’aide de petits symboles explicites au bas de ce tableau, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur les e-mails qui ont été ouverts et ceux qui ne l’ont pas encore été.

Vous pourrez connaître l’heure exacte d’ouverture d’un e-mail, même si l’ouverture est répétée.

Important : si le destinataire n’accepte pas l’ouverture des images distantes comme c’est le cas par défaut sur la plupart des logiciels emails ou webmail, il n’y aura pas d’accusé de réception.

tag details accuse de reception gmail

Par rapport à l’intitulé « Tags » que vous avez sans doute croisé à plusieurs reprises dans votre interface, n’y voyez pas forcément des possibilités de personnalisation, mais un classement des e-mails envoyés et tracés selon le comportement de vos destinataires :

  • afficher tous les messages ouverts
  • afficher tous les messages ouverts et pour lesquels les destinataires ont cliqué sur un lien
  • tous les messages non ouverts

Excellent outil que celui-là et qui ravira aussi bien les utilisateurs de Outlook grâce au plug-in qui va bien, que les utilisateurs de Gmail avec une extension pour Chrome

une autre pour Firefox.

 

Annuler l’envoi d’un e-mail

Ne vous est-il jamais arrivé d’appuyer un peu trop vite sur le bouton Envoyer ? Si vous voulez prendre les devants, sachez qu’il existe une fonctionnalité très pratique dans les Labs de votre messagerie (il s’agit du labs « Annuler l’envoi »). Après l’avoir activée, rendez-vous dans vos Paramètres puis Général. La section Annuler l’envoi vous permet de définir le laps de temps dont vous disposerez pour annuler l’envoi du message.

Comment annuler l'envoi d'un message Gmail ?

Si vous l’annulez, le message s’affichera alors à nouveau dans la boite de composition. Indispensable !

Juin 2015 fut un mois de référence pour cette fonction. En effet, Gmail a sorti cette fonctionnalité de son labs pour la proposer dans ses réglages généraux. De plus, Inbox l’intègre également en natif, que ce soit sur la version web, la version Android ou iOS.

Du texte barré dans Gmail

Voilà une option de mise en forme demandée depuis bien longtemps par les utilisateurs, mais qui ne veut décidément pas voir le jour. Pour vous éviter l’aller-retour entre Gmail et un éditeur de texte plus performant, vous pouvez opter pour l’extension Eleot’s Content Editable Text Formatter (pour Chrome).

Comment barrer du texte dans la messagerie de Google

Créer des adresses supplémentaires

La saviez-vous ? Lorsque vous créez une adresse Gmail, celle-ci est loin d’être la seule dont vous disposer réellement. Ainsi, si votre adresse est monemail@gmail.com, les e-mails suivants vous appartiennent également :

 

  • monemail+perso@gmail.com
  • monemail+pro@gmail.com
  • monemail+asso@gmail.com
  • monemail+blabla@gmail.com

* …

 

Programmer le départ de vos e-mails pour plus tard

Voilà une fonction qui manque toujours cruellement à l’appel sur Gmail. Vous pouvez toutefois vous offrir cette option d’envoi différé à l’aide d’outils complémentaires. .

4 extensions qui vous permettront cette programmation de messages.

Certaines sont gratuites, d’autres sont payantes et vous offrent des fonctions additives.

Boomerang for Gmail : la solution complète sur webmail et sur mobile

Boomerang for Gmail

Commençons par cette extension disponible sur 3 navigateurs (dans leurs versions récentes) : Firefox, Chrome et Safari. Elle s’adresse aussi bien aux utilisateurs de compte Gmail que Google Apps.

Il faut savoir que ce programme vous permettra de programmer des messages (fonctionne pour les messages reçus et les nouveaux messages que vous créez. Vous pourrez envoyer cette réponse automatique soit dans 1, 2 ou 4 heures, soit le lendemain matin ou après-midi, soit dans 2 ou 4 jours.

On appréciera aussi cette fonctionnalité permettant de replacer une conversation dans sa boîte de réception si aucune réponse n’est arrivée.

Selon votre budget, voici 4 formules :

  • offre gratuite : un crédit mensuel de 10 messages + un système de rappels pour vérifier si une personne a répondu
  • offre à 4,99 dollars par mois : la même chose que l’offre précédente + un système de note joint aux messages envoyés
  • offre à 14,99 dollars par mois : les mêmes choses que les offres précédentes + la possibilité d’utiliser le programme sur terminaux mobiles ( iPad, iPhone et Android) + la fonction de messages récurrents (programmer un envoi d’un même message à des intervalles que vous aurez choisi)
  • offre à 49,99 dollars par mois : la solution ultime qui propose les fonctionnalités énoncées ci-dessus mais aussi un système d’accusé de lecture, des outils de gestion de courrier additifs, un support par chat, et une intégration Salesforce/CRM.

Le module de programmation de vos messages

Installer Boomerang for Gmail

Right Inbox : des envois différés et des rappels

Là encore, ce module s’adresse aux utilisateurs des navigateurs cités plus haut. Et là aussi, il y a 1 offre gratuite et 2 autres payantes. Mais avant d’aller plus loin, commençons par aborder cette épineuse question du tarif. Et nous pourront y répondre à l’aide de ce tableau récapitulatif :

Les tarifs de RightInbox

Comme vous le voyez, la formule gratuite permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de cette extension, mais dans la limite de 10 e-mails par mois.
Right Inbox vous permettra d’envoyer votre message dans 1, 2, 4 heures, le lendemain matin ou après-midi, ou à une date et une heure spécifiques. Un système de rappels d’e-mails est également proposé.

En septembre 2014, l‘éditeur a mis en place la fonctionnalité d’envoi récurrent. Dommage que cette option ne soit destinée qu’aux utilisateurs des versions payantes.

Interface de RightInbox

C’est un excellent outil qui, lui aussi, s’adapte très bien à la boîte de composition de messages.

Télécharger Right Inbox

mxHero pour retarder le départ d’emails, mais pas que… (gratuit)

Utilisateurs de Chrome, voici une autre extension qu’il vous faudra installer de toute urgence. D’abord, parce qu’elle vous permettra de redarder l‘éxpédition de vos messages électroniques, mais aussi parce qu’elle vous offrira un système de rappel pour certains messages restés sans réponse. Une fonction de destruction automatique est également à l’ordre du jour.

Là encore, le système de programmation de messages prend place directement dans la boîte de rédaction (depuis l’icône jaune à droite du bouton Envoyer) :

Les outils de mxhero

Télécharger mxHero for Chrome

SndLatr Beta for Gmail : une excellente intégration pour cette extension gratuite

Plus basique, cette solution à l’adresse des utilisateurs de Chrome qui s’intègre particulièrement bien dans l’interface de votre messagerie en ligne.

D’abord pour programmer les envois, mais aussi pour afficher les dates et heures de programmation, et enfin pour replacer facilement un e-mail dans sa boîte aux lettres à un moment que vous définissez.

integration de SndLatr pour programmer ses envois

Vous ne trouverez pas d’autres fonctionnalités mais si vous ne souhaitiez disposer que de cette option pour différer vos les envois, ce sera parfait et surtout gratuit.

Télécharger SndLatr

 

Des filtres pour mieux s’organiser

N’est pas un véritable utilisateur de Gmail celui qui n’utilise pas les règles de messages. Si vous êtes à la recherche de filtres utiles pour votre webmail, nous vous recommandons .

Placer toutes ses photos au même endroit

Parfois, il serait bon que Gmail s’inspire aussi de ce que fait la concurrence, et notamment Outlook. Et pour cause, le webmail concurrent propose un dossier regroupant automatiquement toutes nos photos. Mais notre doléance n’ira pas plus loin car ce que nous ne pouvons pas faire en natif sur Gmail, nous allons pouvoir le bricoler avec les filtres.

Pour ça, utilisez la syntaxe suivante :

(.jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif) has:attachment puis utilisez les options de recherche symbolisée par cette petite flèche pointant vers le bas dans le champ de recherche fleche filtres

Ensuite, cliquez sur l’option de création de filtres disponible en bas à droite de cette zone :

filtrage photos gmail

Et appliquez le libellé Photos (créez-le si besoin) avant de créer le filtre. N’oubliez pas de cocher la case Appliquer également ce filtre aux conversations correspondantes pour que les messages déjà dans votre Gmail soient aussi concernés par ce nouveau filtre.

application libellé

Notons que le libellé Photos sera systématiquement mentionné dans la liste des messages, de quoi identifier facilement les e-mails qui pourront nous distraire un peu (clichés de vacances…).

 

Garder sa boîte Gmail secondaire propre

Supposons que vous disposiez de plusieurs comptes Gmail, il est possible qu’au final vous n’en utilisiez qu’un seul. Dans ce cas, vous avez tout intérêt à transférer vos e-mails de cette boîte délaissée vers votre Gmail principal. Et en plus, il serait bienvenu que la boite de réception du compte secondaire reste vierge.

Pour ça, créez un filtre en indiquant * dans le champ de l’expéditeur :

tous les messages

Poursuivez en cochant les cases indiquées ci-dessous et inscrivez l’adresse de votre compte principal dans la section Transférer à :

transfert de tous les messages

Quand les e-mails deviennent tâches

Bien sûr, Gmail propose un gestionnaire de tâches natif, mais si vous avez pour habitude de travailler avec les e-mails, le dispositif n’est pas forcément optimal. Vous avez toutefois la possibilité de vous créer un autre outil bien plus efficace.

Pour ça, créez un filtre avec vous-même comme expéditeur et comme destinataire puis indiquez todo dans le champ de l’objet. Ensuite, définissez le filtre comme suit pour que ces messages arrivent dans un label dédié à vos tâches.

régle todo

Il ne vous restera plus qu‘à vous envoyer des e-mails pour vous rappeler de vos tâches.

De plus, vous pouvez encore améliorer cet outil sur mesure en utilisant un script pour rappeler des e-mails dans la boîte de réception après un temps donné.

Regrouper toutes les newsletters

Pour cela, nous n’allons pas seulement nous appuyer sur le filtrage de Gmail mais aussi sur un excellent service de gestion de newsletters. Unroll.me vous permettra de recevoir dans un même e-mail régulier les différentes lettres d’informations auxquelles vous êtes abonné(e).

Une fois le dispositif mis en place, il ne vous restera plus qu’à créer un filtre de ce type pour que absolument toutes vos newsletters arrivent au même endroit.

filtre newsletters

Si c’est pas de la synthèse ça !

Des filtres à tous les étages

Vous avez certainement déjà entendu parler de la puissance du filtrage de Gmail. Voici une démonstration de plus qui vous permettra d’organiser les choses vraiment en profondeur.

Vous le savez peut-être, il est tout à fait possible de créer des sous-labels :

sous libellé

Et puisque les possibilités sont effectivement très nombreuses, sachez que vous n’êtes pas obligé(e) d’utiliser toujours la même adresse e-mail comme critère de filtrage. Pour s’offrir encore plus de possibilités, sachez que Gmail met à disposition de chacun de nombreuses variantes d’adresses.

Ainsi, un utilisateur dont l’e-mail est utilisateur@gmail.com dispose aussi de :

  • utilisateur+perso@gmail.com
  • utilisateur+pro@gmail.com
  • utilisateur+bazar@gmail.com
  • utilisateur+cequevousvoulez@gmail.com
  • utilisateur+auchoix@gmail.com

De quoi vraiment optimiser les choses et ne pas se tromper dans les adresses qu’on communique ou utilise. Car croyez-le ou non, une gestion de filtres mal maîtrisée est très vite arrivée. Alors, n’hésitez pas à utiliser tous les outils à voire disposition.

Pour regrouper, nettoyer, organiser, transformer vos e-mails, cela restera l’outil idéal.

Personnaliser les raccourcis clavier

Lorsque vous activez les raccourcis clavier dans vos Paramètres puis Général, vous vous donnez aussi la possibilité de customiser ces combinaisons. La manœuvre se fera également depuis les paramètres, mais dans la section Raccourcis clavier.

Personnalisation des raccourcis

Personnaliser votre interface

Si l’on doit poursuivre sur le thème de la personnalisation, difficile de ne pas évoquer celle de l’interface. Nous avons identifié les principaux moyens pour se faire un Gmail à son image.

Découvrez notre dossier pour personnaliser Gmail.

Optez pour les scripts

Les scripts, ce sont ces bouts de code écrits par quelques utilisateurs avancés et offerts à la communauté. Ils permettent d’ajouter de nouvelles options au webmail.

On vous en liste ici quelques-uns intéressants.

Une backup pour vos messages électroniques comment sauvegarder ses messages ?

Il existe bien des solutions pour sauvegarder vos messages. L’une développée par Google, l’autre par des développeurs tiers. Notre préférence ira vers la première qui vous dispensera d’une énième installation de logiciel.

 

Gmail Backup (pour Windows)

S’il est une référence en matière de sauvegarde d’e-mails Gmail, c’est bien cet utilitaire gratuit. Gmail Backup vous offre une interface minimaliste dans laquelle vous devrez inscrire votre identifiant et mot de passe.

Gmail Backup : de l'installation à la sauvegarde

 

Installation de Gmail Backup

Installation en cours

Lancement du programme

Connexion au compte Gmail

Enregistrement en cours

Consultation de la sauvegarde

 

Installation de Gmail Backup

Une fois connecté, vous devrez déterminer l’emplacement du dossier qui stockera des copies de vos e-mails en local (ou dans votre dossier Dropbox, Drive…), de même que la période durant laquelle la sauvegarde sera effective. Il vous sera aussi proposé de ne sauvegarder que les nouveaux e-mails.

Une fois sauvegardés, ces e-mails se retrouvent au format .eml (comprenez « e-mail » ). Ils sont ensuite lisibles sur la plupart des clients de messagerie (Outlook, Thunderbird, Mail…).

Gmail backup

Bon à savoir :

  • le protocole IMAP doit impérativement être activé
  • pour que la sauvegarde de vos labels fonctionne, ils ne doivent pas inclure des symboles tels *,/,+,’ ou tout autre caractère non ASCII
  • les champs de date et d’expéditeur sont bien préservés
  • l’outil permet la migration d’un compte Google à un autre (cela fonctionne aussi du compte Google standard au compte Google Apps, et vice-versa)
  • bien entendu, les pièces jointes font partie de la sauvegarde

Vous pouvez désormais télécharger Gmail Backup sur Google Code.

Vous voulez sauvegarder vos conversations instantanées (chats et Hangouts) ? Vous trouverez la solution avec Google Takeout (outil gratuit en français).

BackUp Gmail (pour Mac)

backup gmail interface

Voilà pourtant des années que l’utilitaire présenté ce-dessus existe, mais ses développeurs n’ont jamais pris la peine de développer une version pour Mac. Nous avons donc voulu chercher une solution à peu près équivalente pour les croqueurs de pomme. Et notre choix s’est rapidement porté sur cette application du Mac App Store.

Commençons par le plus désagréable, cette application pour Mac est payante. Il vous en coûtera un peu moins de 2 euros sur le Mac App Store. Une fois installé, une icône du programme se logera dans la barre de menus et vous offrira des fonctions plutôt basiques mais efficaces. Gestion de plusieurs comptes, désignation de l’emplacement de la sauvegarde, lancement et arrêt de la sauvegarde : voilà pour l’essentiel.

Une fois stockés, vos messages s’affichent de manière un peu brute. C’est donc dans le Finder que vous pourrez effectuer vos recherches d’anciens messages, en disposer d’un aperçu et vous donner la possibilité de les afficher dans le client Mail. Un outil de restauration d’e-mails est également de la partie. Précisons enfin que le logiciel est en anglais.

Mettez votre messagerie en pause

Inbox pause est une extension gratuite à l’adresse des utilisateurs de Gmail utilisant les navigateurs Firefox et Chrome. L’idée est simple, mettre sur pause l’arrivée des messages dans votre webmail.

Après installation de cette extension et après autorisation de connexion à votre compte Gmail, votre interface se dotera d’un nouveau bouton Pause.

 

Débrancher pendant les vacances

Allez dans vos Paramètres puis onglet Général. C’est sous celui-ci que vous trouverez la rubrique intitulée Réponse automatique.

Il ne vous restera plus qu‘à cocher la case Réponse automatique activée, à définir la période durant laquelle vous ne souhaitez pas être dérangé(e) puis à taper votre texte.

Ce dernier sera envoyé automatiquement à toute personne qui vous envoie un message durant votre absence.

Envoyer un e-mail depuis la barre d’adresses

Pour ça, indiquez la syntaxe suivante dans la barre d’adresses de votre navigateur :

  • mailto:francois@hollande.com (par exemple) puis Entrée

Si vous écrivez souvent à un même destinataire, créez un favori, ce sera un gain de temps assuré.

Donner accès à son compte à un tiers

Si pour des raisons qui vous sont propres vous devez permettre à une autre personne d’accéder à voiture compte, sachez que l’option est disponible (mais discrète).

Celle-ci se trouve dans la section Comptes et Importation de vos Paramètres sous l’intitulé Déléguer l’accès à votre compte. Un individu de votre choix pourra donc consulter, supprimer et envoyer des messages à votre place.

À ne pas mettre entre toutes les mains bien entendu.

Gérer son Gmail à distance

S’il est possible de fermer les sessions Gmail à distance (idéal quand vous avez oublié de vous déconnecter au cyber-café), il est aussi possible de mettre en place une alerte en cas d’activité suspecte sur votre compte.

Voici comment les choses doivent se passer…

Activer les alertes de sécurité sur un compte Gmail

 

  • Détails activité sur le compte Gmail
  • Modifier les préférences d'alerte Gmail
  • Préférences d'alertes sécurité Gmail

 

Détails activité sur le compte Gmail

Voir les interactions entre contacts Gmail

Immersion, tel est le nom de ce service qui vous permet de voir les connexions établies avec vos contacts Gmail. L’outil a été développé par quelques experts de l’Université américaine MIT (au Massachusetts).

Le principe est simple : vous vous connectez à l’aide de vos identifiants Google et vous découvrez l’ensemble des métadonnées de votre webmail.

Rappelons que les métadonnées sont des données à propos d’autres données. Le contenu même des e-mails n’est pas concerné (ni l’objet, ni le corps du texte). Ainsi obtenez-vous un graph plutôt artistique de toutes les interconnexions effectuées avec vos contacts.

Voir les métadonnées de ses contacts Gmail

Classer ses messages… avant même de les envoyer

Plutôt que d’attendre un retour d’un destinataire de message avant de classer l’e-mail, pourquoi ne pas procéder à son rangement en amont ? C’est ce que propose la fonction Libellé accessible dans la boîte de composition des messages.

Ce sera aussi un moyen supplémentaire pour retrouver aisément vos messages par la suite.

Retrouver des contacts effacés

L’erreur est humaine et vos contacts en ont peut-être déjà fait les frais. Si c’est le cas, vous pouvez récupérer des contacts supprimés en vous rendant dans le carnet d’adresses (section Contacts accessible sous le le logo Google en haut à droite de votre interface).

C’est sous le bouton Plus que vous trouverez l’option Restaurer les contacts et l’outil qui vous permettra de définir la plage de restauration.

Empêcher des inconnus de vous envoyer des messages sur Gmail

Étonnant, vous ne savez par quel biais, mais vous recevez des messages de personnes inconnues, sans pour autant avoir communiqué votre adresse e-mail à des tiers.

Et si vous jetiez un œil à ce réglage de confidentialité qui empêchera l’envoi d’e-mails non sollicités en provenance de Google+.

Transformer un e-mail en événement

Gmail et le calendrier Google sont des services étroitement liés. Ainsi est-il possible de créer un événement à partir d’un simple e-mail reçu. Que le message contienne une information temporelle ou pas, il faudra vous rendre dans le menu Plus une fois le message ouvert puis cliquer sur l’option Créer un événement.

Les principaux éléments de l’e-mail se retrouveront alors dans un nouvel événement prêt à être ajouté dans votre calendrier en ligne, les correspondants au message ajoutés en tant qu’invités. Dommage par contre qu’on ne puisse pas accéder à l’e-mail original depuis l’événement.


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